Inventé il y a 50 ans par un ingénieur américain Raymond Tomlinson, l’e-mail a révolutionné positivement nos vies professionnelles mais est devenu pour certains travailleurs le cauchemar du 21 ème siècle.
Avec 204 millions d’e-mails envoyés chaque minute dans le monde, (soit 3,4 millions à la seconde) 28% de la journée de travail est utilisé à lire des e-mails, d’après une étude réalisée par le cabinet McKinsey.
Les avantages des e-mails ne sont plus à démontrer, spécialement après la crise liée au Covid que nous venons de traverser. Ils permettent, entre autres, de coordonner le télétravail, de garder un historique des conversations, ou encore de partager l’information.
Néanmoins, l’augmentation du nombre d’e-mails journaliers reçus, peut vite devenir une calamité qui impacte négativement la productivité et la qualité de vie au travail.
Cela engendre même pour certains une source de stress qui risque de les éloigner de leur missions principales.
En procédant à quelques ajustements simples, il est possible de reprendre le contrôle de sa journée de travail.
Couper les notifications des e-mails
Le problème des notifications est qu’elles vous interrompent et vous distraient plusieurs fois par jour, pendant plusieurs minutes. Le retour à la tâche initiale peut ensuite prendre du temps, car se reconcentrer s’avère alors plus compliqué.
C’est pourquoi couper vos notifications lorsque vous vous attelez à une tâche vous aidera à rester concentrer sur ce que vous êtes en train de faire.
Programmer des créneaux pour s’occuper de vos e-mails vous évitera de les ”overchecker” et vous permettra de consacrer un temps précis au traitement de ces derniers.
Par exemple vous pouvez programmer un créneau de 20 minutes toutes les 3 heures pour lire et traiter vos e-mails.
Ranger vos e-mails non traités dans 2 dossiers différents, pas plus!
Classer les e-mails dans des dossiers spécifiques, selon le traitement à réaliser ou le client concerné, est une fausse bonne bonne idée. Selon une étude d’Harvard Business Review, entre le temps de classement et le temps de recherche, cela peut vous faire perdre jusqu’à 14 minutes par jour.
Un dossier « e-mails à lire » et un dossier « e-mails en attente de réponse » suffisent.
Et pour retrouver un e-mail, taper le mot clé dans la fonctionnalité « recherche » vous aidera à le trouver rapidement.
Préparer des e-mails type
Dans le cadre professionnel, nous sommes souvent amenés à répondre à des questions qui portent sur des sujets similaires.
Rédiger une réponse à chaque fois devient alors très chronophage. C’est pourquoi, rédiger des e-mails types (appelés aussi « template ») répondant aux différentes questions qui vous sont fréquemment posés vous assure un gain de temps important. Vous pouvez les enregistrer dans la section “template” de votre boite e-mail et ainsi en avoir à disposition pour toutes sortes de réponses. Il vous suffira ensuite de personnaliser l’e-mail avant de l’envoyer.
Et pour finir, voici une “best practice” qui vous fera gagner du temps.
Avant de répondre à un e-mail, toujours se poser les questions suivantes :
- Est-que l’information fournie est utile?
- Est-ce que mon e-mail a une valeur ajoutée pour le lecteur ? “
Vous pourrez ainsi juger de la pertinence de votre envoi.
Et surtout n’oubliez pas que le-mail est dépourvu d’émotion, d’intonation et de signes non verbaux. Selon la situation, un appel téléphonique ou une rencontre face à face peuvent être à privilégier.
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